Ein gjennomsnittleg nordmann bruker årleg rundt 500 timar på e-post. Ei undersøking frå Steria syner at seks av ti norske arbeidstakarar bruker mellom ein og to timar på handsaming av intern e-post – kvar dag…

Stort forbetringspotensiale

- Vi bombarderer venner, kollegaer og familie med unødvendig informasjon, tunge vedlegg og elendig språk, seier Anders Lindgren. Han er marknads- og kommunikasjonsdirektør i it-selskapet Steria, og meiner at ein kan halvere tidsbruken på e-post ved å nytte dei ti boda han føreslår.

1. Vit kva du vil. Din og min e-post-melding bør ha eit klart definert mål. God teknikk r å sjekke at meldinga gir svar på følgjande spørsmål: Kven? Kva? Korleis? Kor? Når?

2. Sørg for ei informativ overskrift. Den bidreg til at mottakar oppfattar bodskapen ved første blikk. Prøv å skriv alt du vil i overskrifta.

3. Skriv det viktigaste først. Presentér den viktigaste informasjonen i den første setninga.

4. Vurder sirkulasjonslista nøye. Tenk deg godt om før du klikker på «svar alle». Junkmail og kjedebrev er forbode!

5. Ikkje send kopi av alt til sjefen. Kun beskjed til dei du treng å kontakte for å oppnå resultat.

6. Ikkje send vedlegg i utide. Vedlegg tek mykje plass, spesielt når dei blir sendt til mange personar. Send heller med link, eller lim aktuelle tekstutdrag inn i sjølve e-posten.

7. Syt for gode rutiner for sakshandsaming. Skal informasjonen kastast, behandlast, utsettjast eller lagrast?

8. Du skal ikkje skjelle ut din neste. Tenk deg godt om før du sender kjenslelada beskjedar.

9. Sei viktige ting ansikt til ansikt. Ein god, gamaldags samtale vil alltid vere meir effektiv enn e-post.

10. Hald kviledagen heilag. Når du har ferie, fortener du fri frå flaumen av e-post på jobben.

(Kjelde: Anders Lindgren i IT-selskapet Steria)

……………..